АвтоСчета

Что такое АвтоСчета

АвтоСчета — это обычные счета, которые выставляются автоматически и отправляются покупателям тогда, когда это нужно вам. По сути, это шаблоны регулярных счетов: система сама создает счет по заданным правилам и отправляет его клиенту.

Когда можно использовать АвтоСчета

АвтоСчет подходит только для абсолютно одинаковых счетов, в которых меняется только месяц или квартал или год. Это значит, что должны совпадать:

• покупатель;

• наименование товара или услуги — обычно это услуги;

• цена;

• количество.

Если хотя бы одно из этих условий меняется, АвтоСчет не подойдет.

Как создать АвтоСчет

1. Перейдите в раздел Продажи → Счета.

2. Нажмите АвтоСчета.
   

3. Откройте список шаблонных АвтоСчетов и нажмите Добавить.
   
   

4. Заполните параметры шаблона:

   • расчетный счет;

   • покупатель;

   • основание — при необходимости, можно не выбирать;

   • отсрочка оплаты в днях, которая будет указана в АвтоСсчете. Например, 10 дней;

   • периодичность выставления: каждый месяц, каждый квартал, каждое полугодие или каждый год;

   • если выбрано «каждый квартал», укажите месяц квартала и число месяца;

   • если выбрано «каждый месяц», укажите число месяца. Например, 2 число каждого месяца;
     

   • дату начала действия шаблона;

   • дату окончания действия шаблона. Бесконечных шаблонов быть не может.

5. Настройте наименование услуги. Можно добавить в конце:

   • текущий месяц и год;

   • следующий месяц и год;

   • предыдущий месяц и год;

   • либо не добавлять ничего.
     

6. Укажите адрес получателя. Он должен быть заполнен.

7. Настройте отправку и дополнительные параметры так же, как в обычных счетах.

8. Выберите услугу, укажите единицы измерения и цену. Количество может быть неактивным — это зависит от нюансов конкретной услуги.

9. Нажмите Сохранить.

Важные нюансы по датам

• Если дата выставления АвтоСчета выпадает на субботу или воскресенье, счет будет выставлен в первый рабочий день. Поэтому если сегодня 2 число, а счет не появился, возможно, дата перенесена на ближайший рабочий день.

• В день выставления АвтоСчет создается не в конкретное время, а в период с 00:01 до 23:59. Точное время, когда именно он появится, неизвестно.

• Если дата выставления в текущем периоде наступает раньше даты начала действия шаблона, автосчет в этом периоде не будет создан. Например, если день выставления — 2 число, а шаблон начинает действовать 11 февраля, то в феврале АвтоСчет не выставится.

Что добавляется в наименование услуги

Если в конце наименования услуги выбрать месяц и год, то в счете будет указано, например:

• Услуги охраны, февраль 2026 — если выбран текущий месяц и год;

• Услуги охраны, март 2026 — если выбран следующий месяц и год;

• Услуги охраны, январь 2026 — если выбран предыдущий месяц и год.

Также можно не указывать месяц и год — тогда останется только наименование услуги.

Просмотр и управление шаблоном АвтоСчета

После сохранения вы видите не сам счет, а его шаблон. Поэтому вместо номера счета и даты могут отображаться решетки — это нормально. Номер и дата будут подставлены позже, при создании счета. Наименование также будет указано с месяцем и годом, если это настроено.

Справа отображается информация по шаблону:

• активен ли он;

• можно остановить шаблон кнопкой Остановить и затем снова запустить;

• сколько раз счет отправлялся;

• покупатель;

• название шаблона АвтоСчета;

• отсрочка платежа в днях;

• число месяца;

• дата начала;

• отправка;

• дата окончания.

Порядок работ АвтоСчетов

1. Проверка шаблона.
   Система ежедневно проверяет активные шаблоны АвтоСчетов.

2. Наступление даты.
   В заданную дату запускается создание счета. Если дата выпадает на выходной или нерабочий день, счет создается в первый рабочий день. Если дата выставления раньше даты начала действия шаблона, в этом периоде счет не создается.

3. Создание счета.
   В день выставления система создает счет по шаблону: подставляет покупателя, услугу, цену, количество, срок оплаты, номер и дату. Если настроено добавление месяца и года, наименование услуги формируется автоматически.
   Счет может создаться в любой момент дня — с 00:01 до 23:59.

4. Отправка покупателю.
   Сначала счет создается, а затем через некоторое время автоматически отправляется покупателю на указанный адрес.

5. Управление.
   Шаблон можно остановить или снова запустить. В списке видно, активен ли он, сколько раз отправлялся счет, покупателя, срок оплаты, число месяца, даты начала и окончания.

6. Окончание действия.
   После указанной даты окончания шаблон перестает создавать счета.

Таким образом, уже созданный и запущенный шаблон работает автоматически: сначала счет создается, а затем через некоторое время отправляется покупателю — без ручного участия.

⚠️ Важно

АвтоСчета не будут выставляться, если:

• у вас закончился оплаченный тариф;

• исчерпан лимит счетов, предусмотренный вашим тарифным планом.

Проверьте условия тарифа и баланс счетов, чтобы автоматическая отправка не остановилась.

Массовое обновление реквизитов

Вы можете обновить реквизиты сразу для нескольких шаблонов АвтоСчетов:

1. В списке шаблонов отметьте галочками нужные АвтоСчета.

2. Внизу нажмите кнопку Обновить.

3. Выберите:

   • Реквизиты моей компании — обновит данные вашей организации во всех выбранных шаблонах;

   • Реквизиты контрагентов — обновит данные покупателей.

Это удобно, если изменились банковские или юридические данные.

Массовое изменение

Также можно массово изменить параметры самих шаблонов:

1. Отметьте нужные шаблоны галочками.

2. Нажмите кнопку Изменить.

3. Выберите один из параметров:

   • Число месяца отправки — изменить день выставления счета;

   • Окончание — установить новую дату окончания действия шаблонов;

   • Направление — изменить направление;

   • Проект — привязать шаблоны к другому проекту.